大型会议从组织到服务执行往往需要一个较长的周期.往往大部分活动,会由于主办方人手问题,会将组织工作与服务工作分开进行,比如自己做组织工作,服务工作交给第三方.特别是在异地主办的活动,甚至有分成三块来执行,
比如1、组织方(主办方)
2、差旅服务方(旅游企业或专业的会议服务公司)
3、会场氛围及活动服务(公关公司或专业的会议服务公司).
这样,在信息传递方面因为是不同的版块的人员在操作,会造成割裂.因为信息传递的割裂,有时甚至会造成服务不到位而影响会议质量.总样提升效率与服务质量,首先要解决的最大问题就是信息传递的割裂.
1、会议的前期信息(会议的组织与注册期).哪些人,哪些单位参加,因各种不同的会议有不同的会类并且有不同的组织渠道.各项组织渠道,最终需汇总集到一起形成参会人员信息.实际在,不到最后的一天,参会人员的信息总是在不断的变化中,如注册、交费、交通等等信息,这些信息也最终汇成了服务对象信息.这些信息的传递与同步,会影响到整个会议服务甚至财务管理.如果全完依靠人员传递,会给相关组织人员造成很大的功动强度.所以,从会议注册开始,任何信息的改变,都即时同步,这对整个会议的组织工作就有很大的益处.
2、会议期间的服务工作:接站信息的即时传达影响到最初的服务印象.在大型会议特别是营销类会议中,因为大交通信息传达不及时造成的误接漏接等现象而引起投诉的情况特别多.会议报到期间因查找参会者注册信息而引起拥挤与堵塞,同样会让参会者不感觉主办方服务不周到.
3、会议后期的财务报销与信息整理工作:会议期间的会场管理、财务管理,用餐管理,用车管理等涉及到财务核对的项目,也因为人工处理有可能造成不精准而影响财务报销.特别对于财务要求严格规范的大型机构.
依上所述,由桂林江山会议会展有限公司开发的MICE管理与服务系统,就很好的解决了以上问题,从信息的传递至财务合规都做了细致的处理,让会务工作更智能更周到更体贴,从而降低了会务工作的难度,提升会务工作的效率.
